Wieder ist der Termin verstrichen. Im letzten Gespräch schien alles klar: Wer übernimmt die Aufgabe, bis wann soll das Ergebnis vorliegen? Nun fehlt es erneut. Sie denken: Ich habe es doch deutlich gesagt. Wie oft muss ich dieses Gespräch noch führen?
Wenn Mitarbeiter Absprachen nicht einhalten, kann das ärgern und verunsichern. Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie konsequenter werden müssen. Bevor Sie dieselbe Erwartung mit mehr Nachdruck wiederholen, lohnt ein genauerer Blick auf die Vereinbarung und ihre Bedingungen.
Was war tatsächlich vereinbart?
„Bitte rechtzeitig fertig machen“ klingt für die Beteiligten möglicherweise eindeutig. Doch rechtzeitig kann heißen: vor dem nächsten Meeting, bis Donnerstagabend oder so früh, dass ein anderer Bereich noch prüfen kann.
Notieren Sie für einen konkreten Fall: Welches Ergebnis war vereinbart? Welcher Termin? Wer sollte informiert werden, wenn es schwierig wird? Welche Entscheidungen durfte die Person selbst treffen?
Das hilft auch dann, wenn Sie die Absprache bereits klar finden. Sie können prüfen, ob beide Seiten dieselbe Vereinbarung vor Augen hatten.
Klarheit allein löst nicht jedes Problem
Eine nicht eingehaltene Absprache kann unterschiedliche Gründe haben. Vielleicht haben zwei Führungskräfte gleichzeitig etwas Dringendes beauftragt. Vielleicht fehlte eine Freigabe. Vielleicht wurde eine Schwierigkeit zu spät angesprochen. Oder die Person hat eine verbindliche Vereinbarung tatsächlich nicht ernst genommen.
Diese Möglichkeiten verlangen unterschiedliche Reaktionen. Wenn die Befugnis fehlt, hilft eine erneute Aufforderung nur begrenzt. Wenn eine Zusage trotz geklärter Voraussetzungen wiederholt nicht eingehalten wird, braucht es ein Gespräch über Verlässlichkeit und die nächsten verbindlichen Vereinbarungen.
Die Ursache lässt sich aus der Verzögerung allein noch nicht ablesen.
Ein Gesprächseinstieg ohne vorschnelles Urteil
Benennen Sie zuerst die konkrete Abweichung: „Wir hatten den Entwurf für Dienstag vereinbart. Heute ist Mittwoch, und er liegt noch nicht vor. Ich möchte verstehen, was dazwischengekommen ist und wie wir jetzt weiterarbeiten.“
Fragen Sie anschließend: „Wie hattest du unseren Auftrag verstanden? Was hat die Umsetzung erschwert? An welcher Stelle hätte ich davon erfahren müssen?“
Zuhören nimmt Ihnen nicht die Verantwortung, eine klare Erwartung auszusprechen. Es gibt Ihnen eine bessere Grundlage dafür.
Was wird beim nächsten Mal anders vereinbart?
Klären Sie gemeinsam ein beobachtbares Ergebnis, einen Termin und einen sinnvollen Zeitpunkt für Rückmeldung. Benennen Sie außerdem, wer über Prioritäten oder zusätzliche Unterstützung entscheidet.
Ein Beispiel: „Wenn du am Donnerstag erkennst, dass der Entwurf bis Montag nicht fertig wird, meldest du dich mit dem offenen Punkt und einem Vorschlag. Wir klären dann, ob sich Umfang oder Priorität ändern müssen.“
Die Vereinbarung muss zu Ihrer Arbeit passen. Eine Rückmeldepflicht bei jeder Kleinigkeit kann Eigenständigkeit ebenso erschweren wie eine fehlende Rückmeldung bei ernsthaften Hindernissen.
Wie Sie Erwartungen gemeinsam konkret machen, lesen Sie im Impuls Klare Absprachen im Team.
Eine Frage für Sie
Welche Erklärung für die nicht eingehaltene Absprache habe ich bereits im Kopf – und was müsste ich noch erfahren, um sie zu prüfen?
Wählen Sie diese Woche einen konkreten Fall. Trennen Sie die Vereinbarung, die beobachtete Abweichung und Ihre Erklärung dafür. Vielleicht wird dadurch schon klarer, welches Gespräch als Nächstes nötig ist.
Wenn Sie bei einem Mitarbeiter immer wieder am selben Punkt landen, können wir das schwierige Mitarbeitergespräch gemeinsam vorbereiten. Im kostenfreien Erstgespräch klären wir, ob diese Unterstützung zu Ihrem Anliegen passt.
Ralf Becker