Führungsimpuls · Führen durch Fragen · Ralf Becker
Sie haben die Erwartungen mehrfach erklärt. Trotzdem hält ein Mitarbeiter Absprachen nicht ein. Beim nächsten Gespräch nehmen Sie sich vor, noch deutlicher zu werden. Doch nach wenigen Minuten diskutieren Sie wieder über dieselben Vorwürfe.
Dann lohnt sich ein Blick auf das Gesprächsmuster: Was erfahren Sie über die Sicht des Mitarbeiters – und an welcher Stelle beginnen Sie, Ihre eigene Sicht erneut zu verteidigen?
Ein Beispiel: Der Termin ist wieder verstrichen
Konstruiertes Beispiel zur Veranschaulichung, kein Bericht über einen realen Coachingfall.
Eine Führungskraft spricht eine verspätete Übergabe an. Der Mitarbeiter antwortet: „Sie sehen sowieso nur meine Fehler.“ Die Führungskraft zählt auf, wann sie ihn unterstützt hat. Nun geht es um ihre Fairness. Die Frage, wie die nächste Übergabe gelingen soll, gerät aus dem Blick.
Ein anderer Gesprächsverlauf lässt sich vorbereiten. Die folgenden Formulierungen sind Anregungen, die Sie an Ihre Situation anpassen können.
1. Vorher: Beobachtung und Bewertung trennen
Schreiben Sie vor dem Gespräch einen konkreten Vorfall auf. „Die Übergabe war für Dienstag vereinbart und kam am Donnerstag“ ist eine andere Ausgangsbasis als „Auf ihn ist nie Verlass“. Prüfen Sie auch: Welche Information fehlt mir noch?
Nehmen Sie Ihre Anspannung wahr. Wie möchten Sie sprechen, zuhören und auftreten? Bereiten Sie einen Einstieg vor, den Sie auch ruhig aussprechen können.
2. Die Sicht des Mitarbeiters erfragen
„Die letzten beiden Übergaben kamen nach dem vereinbarten Termin. Wie sehen Sie die Situation?“
Lassen Sie die Antwort zunächst stehen. Fragen Sie nach, wenn etwas unklar bleibt, und fassen Sie zusammen: „Wenn ich Sie richtig verstehe, war die Priorität für Sie nicht eindeutig. Stimmt das?“ Prüfen Sie Ihr Verständnis, bevor Sie zum nächsten Punkt gehen.
3. Einen Vorwurf aufnehmen und zum Anliegen zurückkehren
„Sie haben den Eindruck, dass ich vor allem Ihre Fehler sehe. Was genau hat zu diesem Eindruck geführt?“
Hören Sie zu und prüfen Sie auch Ihren eigenen Anteil. Anschließend können Sie den Rahmen wieder benennen: „Mir ist wichtig, dass wir beides klären: Ihre Rückmeldung an mich und die Verlässlichkeit der Übergaben.“
Bei persönlichen Angriffen kann eine klare Grenze nötig sein: „Ich möchte das mit Ihnen klären. Dafür brauche ich ein Gespräch ohne persönliche Angriffe.“ Bei Bedarf vereinbaren Sie eine Pause und einen konkreten Zeitpunkt für die Fortsetzung.
4. Einen eigenen Lösungsvorschlag ermöglichen
„Die nächste Übergabe brauchen wir am Dienstag bis 12 Uhr. Was schlagen Sie vor, damit das gelingt? Welche Unterstützung benötigen Sie?“
Stellen Sie eine Frage nach der anderen und geben Sie Zeit zum Antworten. Prüfen Sie gemeinsam, ob der Vorschlag konkret und umsetzbar ist. Wenn kein tragfähiger Vorschlag entsteht, bleibt es Ihre Aufgabe, Erwartungen und das weitere Vorgehen klar zu benennen.
5. Die Vereinbarung überprüfbar machen
Halten Sie fest, was bis wann vorliegt, wer welche Unterstützung zusagt und wann Sie gemeinsam auf das Ergebnis schauen. Klären Sie auch, wie frühzeitig informiert wird, wenn ein Hindernis auftritt. Lassen Sie den Mitarbeiter die Vereinbarung in eigenen Worten zusammenfassen.
Falls Absprachen erneut nicht eingehalten werden, betrachten Sie die konkreten Beobachtungen und klären Sie den nächsten Schritt im vorgesehenen Rahmen Ihrer Organisation. Eine offene Frage ersetzt keine Entscheidung, die Sie als Führungskraft treffen müssen.
Eine Frage für Ihre nächste Vorbereitung
„Was möchte ich über die Sicht meines Mitarbeiters noch verstehen, bevor ich erneut meine Argumente erkläre?“
Führen durch Fragen braucht ehrliches Interesse und Klarheit über den Rahmen. Ihr Mitarbeiter darf eine andere Sicht haben. Sie behalten die Verantwortung für Anforderungen, Entscheidungen und deren Nachverfolgung.
Ihr eigenes Gespräch vorbereiten
Im Coaching können wir Ihre konkrete Situation sortieren, Gesprächseinstiege erproben und schwierige Reaktionen durchspielen. Mehr zur Begleitung bei festgefahrenen Mitarbeitergesprächen oder ein kostenfreies Erstgespräch vereinbaren.